Checklist de recepción de un vial de péptido en el laboratorio
Recibir un vial de investigación exige un control en cuatro frentes: el embalaje y la cadena de frío en la entrega, la identidad del vial frente a la cotización, la coincidencia del lote con el certificado de análisis y el registro de custodia. Cualquier novedad se reporta con fotos dentro de las 48 horas siguientes a la entrega.
¿Qué se prepara antes de que llegue el pedido?
- Designar a la persona que recibe y a su suplente.
- Tener a mano la confirmación escrita, el número de pedido y la guía.
- Dejar libre y limpio el espacio de almacenamiento que declara la documentación del lote (por ejemplo, refrigeración de 2–8 °C si así se especifica).
- Preparar el formato de registro de recepción (ver más abajo).
- Tener una cámara disponible para fotografiar el empaque antes de abrirlo.
¿Qué se verifica en la entrega?
| Control | Qué verificar | Si no coincide |
|---|---|---|
| 1. Embalaje exterior | Sin golpes, humedad ni apertura previa | Fotografiar antes de abrir y anotar la novedad en el acta de la transportadora |
| 2. Guía y pedido | El número de guía y de pedido coinciden con la confirmación escrita | Consultar al proveedor antes de abrir |
| 3. Cadena de frío | El elemento refrigerante está presente y en el estado esperado, cuando el envío lo requiere | Fotografiar, anotar la hora y reportar |
| 4. Cantidad | El número de viales coincide con la cotización | Reportar con fotos del contenido |
| 5. Etiqueta | Referencia, presentación y número de lote legibles y coherentes con lo cotizado | Reportar la referencia recibida |
| 6. Integridad del vial | Tapa y sello intactos, sin fisuras ni fugas, con apariencia coherente con la ficha (polvo liofilizado) | Fotografiar sin abrir el vial y reportar |
| 7. Documento | Certificado de análisis disponible para el lote recibido | Solicitarlo por escrito al proveedor |
¿Cómo se contrasta el vial con el certificado de análisis?
- El número de lote del vial es el mismo que figura en el certificado.
- El compuesto y la presentación del certificado corresponden a la referencia recibida.
- El certificado informa la pureza por HPLC y la confirmación de identidad por masas, con su método.
- El laboratorio emisor y la fecha del análisis están identificados.
- Los parámetros que el certificado no incluye están declarados como no determinados.
Si el lote no coincide, el certificado no aporta trazabilidad para ese vial. Cómo leer cada campo está en el artículo de esta sección sobre el certificado de análisis.
¿Qué se registra para la cadena de custodia?
| Campo | Qué anotar |
|---|---|
| Fecha y hora de recepción | Momento de la entrega y de la apertura del empaque |
| Responsable | Nombre de quien recibe y firma |
| Pedido y guía | Número de pedido y número de guía |
| Estado de recepción | Resultado de cada control y fotos asociadas |
| Referencia y lote | Código de referencia, presentación y número de lote del vial |
| Ubicación y condición | Dónde se almacena y la condición declarada en la documentación del lote |
| Documentos archivados | Cotización, confirmación escrita, certificado de análisis y comprobante de pago |
Qué temperatura declara este catálogo y cómo viaja un vial está en el artículo de esta sección sobre almacenamiento y transporte.
¿Qué hacer si algo no coincide y en cuánto tiempo?
El plazo para reportar es de 48 horas desde la entrega. El reporte se hace por WhatsApp con fotos del empaque y del producto y el número de pedido. Cubre el daño, los faltantes y una referencia distinta a la solicitada, con reposición sin costo.
- Fotografiar el empaque exterior, el contenido y la etiqueta antes de desechar nada.
- Conservar el empaque, el elemento refrigerante y los documentos.
- Mantener el material en la condición declarada por la documentación del lote mientras se resuelve.
- Enviar el reporte con el número de pedido dentro de las 48 horas.
La garantía cubre la identidad del producto, la integridad del empaque y las condiciones de envío; no cubre resultados ni usos distintos a la investigación de laboratorio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo hay para reportar una novedad?
- Dentro de las 48 horas siguientes a la entrega, por WhatsApp, con fotos del empaque y del producto y el número de pedido.
- ¿Hay que abrir el vial para revisarlo?
- No. La revisión de recepción es visual y documental: embalaje, etiqueta, lote, integridad del vial y certificado. Abrir el vial no forma parte de este control.
- ¿Qué fotos conviene tomar?
- El empaque exterior antes de abrirlo, el contenido, la etiqueta del vial con el lote legible y cualquier daño visible. Las fotos acompañan el reporte.
- ¿Qué pasa si el empaque llega sin elemento refrigerante?
- Se documenta con fotos y hora y se reporta dentro de las 48 horas. La cotización escrita confirma si la referencia viajaba con cadena de frío.
- ¿Quién debe archivar el certificado de análisis?
- La institución compradora, junto con el registro de recepción, de modo que el lote del vial pueda rastrearse hasta su documento.
- ¿Este checklist indica cómo preparar o usar el material?
- No. Este sitio no publica reconstitución ni vías de administración. El checklist describe solo la recepción y el registro.
Fuentes
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Referencias catalogadas de las familias que cubre este documento. Cada ficha declara presentaciones, precio público vigente y qué documentación de lote se puede solicitar.
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